Ochrana osobných údajov pri organizácii podujatia

10 základných otázok k ochrane osobných údajov pred podujatím

Dátum publikácie:15. 11. 2021
Autor:Dimensions Consulting Services s.r.o, Martina Javůrková, MBA

tt_kamera-divadlo

Organizácia podujatia, ktoré má zanechať ten najlepší dojem na účastníkoch, je vecou kvalitného obsahu a profesionálnej organizácie. Zabezpečenie pozvánok, prednášajúcich, občerstvenia, priestorov a iných detailov je samozrejmou agendou, organizátori spravidla robia všetko preto, aby podujatie prinieslo pre účastníkov najlepší možný zážitok. Jednou z dôležitých otázok je však aj ochrana osobných údajov.

 

A keď sa povie podujatie, tak väčšine organizátorov napadajú ako prvé otázky súvisiace s vytváraním a zdieľaním fotografií či videí, téma je však podstatne rozsiahlejšia. V tomto článku sa pokúsime nájsť odpoveď na praktické procesné otázky:

  • čo všetko je podujatie,
  • kedy sa začína so spracúvaním osobných údajov,
  • čo robiť, ak chceme z podujatia zhotoviť (a šíriť) fotografie,
  • kto sú dotknuté osoby, aké majú práva a aké má voči ním prevádzkovateľ povinnosti,
  • ako na hybridné podujatia,
  • kto je vlastne prevádzkovateľom z pohľadu GDPR
  • a na čo všetko by mal pri organizácii podujatia myslieť.

 

Čo je to podujatie

Podujatím rozumieme akékoľvek stretnutie skupiny ľudí, spravidla z radov širokej verejnosti, ktorí sa zúčastnia spoločnej aktivity organizovanej prevádzkovateľom. Podujatím môže byť odborná konferencia alebo školenie rovnako ako koncert, súťaž v jedení guláša alebo športová či dobročinná aktivita.

Z pohľadu ochrany osobných údajov je v princípe jedno, či je organizátorom profesionálna eventová agentúra, malé občianske združenie, škola, miestna knižnica alebo podnikateľský subjekt. Povinnosť chrániť osobné údaje dotknutých osôb majú všetci, aj keď, samozrejme, primeranosť opatrení sa bude líšiť od formátu podujatia. Malé komunitné podujatia vyžadujú iný prístup ako masové podujatie so vstupenkami s QR kódom, podujatie pre deti prinesie nielen iný obsah, ale aj iné podmienky spracúvania osobných údajov.

Z pohľadu ochrany osobných údajov nezáleží ani na tom, či je podujatie spoplatnené alebo zadarmo.

 

Podujatia v roku 2021

Na rozdiel od nedávnej minulosti, v súvislosti s epidemiologickými opatreniami nie sú dnes výnimkou podujatia organizované online alebo hybridnou formou, teda čiastočne online a čiastočne prezenčne. Stále častejšie sa stretávame s modelom živého prenosu z podujatia, prípadne organizátor ponúka možnosť pozrieť si podujatie zo záznamu, pričom niekedy ide o formu videa, inokedy len o zvukovú nahrávku.

 

Kedy sa začína so spracúvaním osobných údajov účastníkov

K spracúvaniu osobných údajov v súvislosti s podujatiami dochádza hneď, keď sa dotknutá osoba – účastník – prihlási na podujatie, napríklad zakúpením vstupenky.

Právny základ pre spracúvanie osobných údajov je teda čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri nákupe má byť dotknutá osoba informovaná, a to najmä o účele, právnom základe, rozsahu, lehotách na výmaz a ich právach.

 

Hybridné a virtuálne podujatia

Pri virtuálnych podujatiach platia rovnaké podmienky a pravidlá spracúvania osobných údajov ako pri živých podujatiach. Rozdiel, resp. skôr rozšírenie pravidiel závisí od použitej technológie.

 

Medzi najčastejšie používané platformy patria ZOOM, MS Teams, Google Meet, Webex. Ide o služby poskytované poskytovateľmi s cloudovými úložiskami a servermi aj mimo priestoru EHP. Ide teda o prenos osobných údajov do tretích krajín, a to so všetkými podmienkami a obmedzeniami, ktoré vyplývajú z rozhodnutia Európskeho súdneho dvora Schrems II. Prax však ukazuje, že pri vymáhaní zákonnosti majú, až na jednu alebo dve výnimky, kompetentní zatvorené obe oči.

 

Virtuálne podujatia, najmä webináre a školenia, sú vďačným objektom nahrávania. Pokiaľ majú účastníci zapnuté kamery a mikrofóny a zúčastňujú sa aktívne, tak dochádza k spracúvaniu osobných údajov a prevádzkovateľ potrebuje splniť, ako vždy, informačnú povinnosť: informovať, že podujatie sa nahráva, ako bude šírené, práva dotknutých osôb, lehoty na výmaz, odkaz na svoje Zásady na webovom sídle. Ideálne je umožniť účastníkom vypnúť si kamery a mikrofóny.

 

Ak potrebujete prezentovať virtuálne podujatie prostredníctvom sociálnych sietí, tak platia podmienky ako pri zhotovovaní fotografií na živom podujatí. Spracúvanie je možné vykonať na základe oprávneného záujmu alebo súhlasu.

 

10 + základných otázok pred podujatím

  1. Aký typ organizujem?
  2. Aké údaje budem spracúvať?
  3. Na akých právnych základoch?
  4. Kto budú dotknuté osoby?
  5. Zamýšľam zhotovovať audio alebo audiovizuálne záznamy? Ak áno, na akom právnom základe?
  6. Ako ich zamýšľam šíriť, komu budú prístupné, ako budú zabezpečené a aké budú lehoty na výmaz?
  7. Používam správne technologické prostriedky na prihlásenie a prenos podujatia?
  8. Ako, o čom a kedy budem dotknuté osoby informovať?
  9. Kto sú sprostredkovatelia a máme uzavretú sprostredkovateľskú zmluvu?
  10. Mám spracovanú dokumentáciu, o ktorú sa môžem oprieť?

 

 

 

Odborný článok je uvedený v skrátenom znení. Celé znenie článku:

Ochrana osobných údajov pri organizácii podujatia

 

 


Autor: Dimensions Consulting Services s.r.o., Martina Javůrková, MBA

 

Ročný prístup si môžete objednať v našom e-shope:

Výhody predplateného prístupu nájdete v časti O PORTÁLI

Chcete mať pravidelné informácie o novinkách a aktuálnej ponuke?

Prihláste sa na odber noviniek e-mailom!

Súvisiace vzory zmlúv a právnych podaní

Súvisiace dokumenty

Súvisiace autorsky spracované rozhodnutie súdu

Súvisiace interné firemné predpisy

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Funkcie

Partner

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.