K oznamovaniu určenia zodpovednej osoby a jej kontaktných údajov úradu podľa novej právnej úpravy

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky zverejnil materiál k oznamovaniu určenia zodpovednej osoby. Od 25. 5. 2018 povinnosť určiť zodpovednú osobu nielen prevádzkovateľ ale aj sprostredkovateľ, preto sa aj na sprostredkovateľa a ním určenú zodpovednú osobu budú vzťahovať vyššie uvedené ustanovenia GDPR resp. zákona o ochrane osobných údajov.

Dátum publikácie:4. 6. 2018
Autor:Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Oblasti práva: Správne právo / Informácie, informačný systém / Ochrana údajov / GDPR; Správne právo
Právny stav od:25. 5. 2018

Podľa zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 84/2014 Z. z. (ďalej len „zákon č. 122/2013 Z. z.“) bol prevádzkovateľ oprávnený poveriť výkonom dohľadu nad ochranou osobných údajov zodpovednú osobu. Najneskôr do 30 dní bol prevádzkovateľ povinný o tejto skutočnosti písomne informovať úrad, a to konkrétne o údajoch ustanovených v § 25 ods. 2 zákona č. 122/2013 Z. z. Podľa § 25 ods. 4 a § 26 zákona č. 122/2013 Z. z. bol prevádzkovateľ povinný oznámiť úradu zmenu oznamovaných údajov, ak k nej došlo, ako aj ukončenie poverenia zodpovednej osoby.

Nová právna úprava uplatňujúca sa od 25. 5. 2018 ustanovuje situácie, kedy sú prevádzkovateľ ako aj sprostredkovateľ povinní určiť zodpovednú osobu. Ak prevádzkovateľ a sprostredkovateľ nemá povinnosť zodpovednú osobu určiť, ale určí si zodpovednú osobu dobrovoľne, ustanovenia čl. 37 – čl. 39 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) resp. § 44 - § 46 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „GDPR“ a „zákon č. 18/2018 Z. z.“) sa vzťahujú aj na takéhoto prevádzkovateľa a ním dobrovoľne určenú zodpovednú osobu. Za účelom zistenia, či má alebo nemá povinnosť určenia zodpovednej osoby by si mal každý prevádzkovateľ (aj ten, ktorý už má zodpovednú osobu) ako aj sprostredkovateľ urobiť analýzu, ktorá následne môže byť súčasťou napríklad bezpečnostnej dokumentácie.Usmernenie pracovnej skupiny WP29 týkajúce sa zodpovedných osôb  Takýmto spôsobom následne prevádzkovateľ a sprostredkovateľ preukazujú, ako dospeli k záveru, že majú resp. nemajú povinnosť určiť zodpovednú osobu.

Vzhľadom na vyššie uvedené môžu vzniknúť nasledovné situácie:

1. Prevádzkovateľ, ktorý mal poverenú zodpovednú osobu podľa zákona č. 122/2013 Z. z. na základe analýzy zistil, že nemá povinnosť mať určenú zodpovednú osobu podľa novej právnej úpravy a 

a. chce túto zodpovednú osobu mať od 25. 5. 2018 aj naďalej

  •  takýto postup je možný, len ak doterajšia zodpovedná osoba spĺňa všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.
  •  ustanovenia čl. 37 – čl. 39 GDPR resp. § 44 - § 46 zákona č. 18/2018 Z. z. sa vzťahujú na prevádzkovateľa aj zodpovednú osobu, akoby bola povinne určená
  •  prevádzkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo; ak si prevádzkovateľ nesplní svoju zákonnú povinnosť a neoznámi úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, informácie o doposiaľ poverenej zodpovednej osobe úrad k 25.05.2018 odstráni zo svojej evidencie
  • prevádzkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:

    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo
     prevádzkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy

b. nechce túto zodpovednú osobu mať od 25. 5. 2018 naďalej

  • prevádzkovateľ nemusí podnikať žiadne kroky; v takomto prípade úrad k 25. 5. 2018 automaticky zo svojej evidencie odstráni informácie o zodpovednej osobe, voči ktorej si prevádzkovateľ nesplnil povinnosť oznámenia kontaktných údajov zodpovednej osoby

2. Prevádzkovateľ, ktorý mal poverenú zodpovednú osobu podľa zákona č. 122/2013 Z. z. na základe analýzy zistil, že má povinnosť mať určenú zodpovednú osobu podľa novej právnej úpravy a

 a. chce si ponechať zodpovednú osobu, ktorú mal

  • takýto postup je možný, len ak doterajšia zodpovedná osoba spĺňa všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.

  • prevádzkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo; ak si prevádzkovateľ nesplní svoju zákonnú povinnosť a neoznámi úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, informácie o doposiaľ poverenej zodpovednej osobe úrad k 25. 5. 2018 odstráni zo svojej evidencie

  • prevádzkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:
    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo

  • prevádzkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy) 

b. nechce si ponechať zodpovednú osobu, ktorú mal a určí si novú

  • nová zodpovedná osoba musí spĺňať všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.
  • prevádzkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo;

  • prevádzkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:
    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo

  • prevádzkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy

3. Prevádzkovateľ, ktorý nemal poverenú zodpovednú osobu podľa zákona č. 122/2013 Z. z. na základe analýzy zistil, že nemá povinnosť mať určenú zodpovednú osobu podľa novej právnej úpravy, ale dobrovoľne

 a. chce určiť zodpovednú osobu

  • zodpovedná osoba musí spĺňať všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.
  • ustanovenia čl. 37 – čl. 39 GDPR resp. § 44 - § 46 zákona č. 18/2018 Z. z. sa vzťahujú na prevádzkovateľa aj zodpovednú osobu, akoby bola povinne určená

  • prevádzkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy

  • prevádzkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo

  • prevádzkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:
    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo

     
    b. nechce určiť zodpovednú osobu 

  •   prevádzkovateľ nepodniká žiadne kroky 

4. Prevádzkovateľ, ktorý nemal poverenú zodpovednú osobu podľa zákona č. 122/2013 Z. z. na základe analýzy zistil, že má povinnosť mať určenú zodpovednú osobu podľa novej právnej úpravy 

  • zodpovedná osoba musí spĺňať všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.

  • prevádzkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy

  • prevádzkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo

  • prevádzkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:
    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo

5. Sprostredkovateľ na základe analýzy zistí, že nemá povinnosť mať určenú zodpovednú osobu podľa novej právnej úpravy a

a. chce určiť zodpovednú osobu

  •  zodpovedná osoba musí spĺňať všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.

  • sprostredkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy

  • sprostredkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo

  • sprostredkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:
    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo 

b. nechce určiť zodpovednú osobu

  • sprostredkovateľ nepodniká žiadne kroky

6. Sprostredkovateľ na základe analýzy zistí, že má povinnosť mať určenú zodpovednú osobu podľa novej právnej úpravy

  •  zodpovedná osoba musí spĺňať všetky podmienky kladené na zodpovednú osobu podľa GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.

  • sprostredkovateľ je povinný určenie (poverenie) zodpovednej osoby vypracovať v zmysle novej právnej úpravy

  • sprostredkovateľ má povinnosť oznámiť úradu kontaktné údaje zodpovednej osoby, prostredníctvom formulára, ktorý úrad za týmto účelom zverejnil na svojom webovom sídle, tu: https://www.dataprotection.gov.sk/uoou/zo/register-zo

  • prevádzkovateľ oznámi úradu za účelom plnenia úloh kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s plnením úloh úradu zároveň aj identifikačné údaje zodpovednej osoby v rozsahu:
    1. fyzická osoba – titul, meno, priezvisko
    2. právnická osoba – názov, identifikačné číslo

     

     


Medzi povinnosti prevádzkovateľa v zmysle novej právnej úpravy patrí oznámenie kontaktných údajov určenej zodpovednej osoby úradu. Táto požiadavka v zákone č. 122/2013 Z. z. nebola, je preto povinnosťou každého prevádzkovateľa a sprostredkovateľa postupovať v zmysle vyššie uvedeného.
Neoznámenie kontaktných údajov zodpovednej osoby úradu v zmysle vyššie uvedeného formulára bude pre prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa znamenať, že si nesplnil povinnosť podľa Čl. 37 ods. 7 GPDR resp. § 44 ods. 8 zákona č. 18/2018 Z. z.

Pokiaľ by v údajoch, ktoré boli odo dňa 25. 5. 2018 úradu nahlásené, nastala zmena, úrad napriek tomu, že nová právna úprava výslovne neustanovuje povinnosť oznamovania zmien v nahlasovaných kontaktných údajoch zodpovednej osoby, odporúča prevádzkovateľom a sprostredkovateľom, aby oznámili úradu aj prípadnú zmenu v takýchto údajoch. Nakoľko má zodpovedná osoba plniť funkciu kontaktného miesta, je nevyhnutné, aby bola pre úrad (napríklad pri výkone dozoru) zastihnuteľná a za týmto účelom by mal úrad disponovať aktuálnymi údajmi zodpovednej osoby. Ak dôjde k zmene v nahlasovaných údajoch, o tejto zmene je potrebné úrad informovať.

Na záver dávame do pozornosti, že od 25. 5. 2018 má v zmysle čl. 37 ods. 1 GDPR resp. § 44 ods. 1 zákona č. 18/2018 Z. z. povinnosť určiť zodpovednú osobu nielen prevádzkovateľ ale aj sprostredkovateľ, preto sa aj na sprostredkovateľa a ním určenú zodpovednú osobu budú vzťahovať vyššie uvedené ustanovenia GDPR resp. zákona č. 18/2018 Z. z.

Poznámka redakcie: 

 § 44 - § 46 zákona č. 18/2018 Z. z.
čl. 37 – čl. 39 Nariadenia GDPR


Autor: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Súvisiace predpisy EÚ

Súvisiace odborné články

Súvisiace príklady z praxe

Súvisiace vzory zmlúv a právnych podaní

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Funkcie

Partner

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.