Keď bezpečnostné politiky v malých podnikoch sú „len na papieri“

V malých podnikoch sa často stretávam s vetou: „U nás sa všetci poznáme, načo písať nejaké smernice?“ Dôvera je základom každého fungujúceho tímu. Problém však nastáva vo chvíli, keď sa dostanete do neštandardnej situácie. Niekto ochorie, odíde na dovolenku, nastúpi nový zamestnanec alebo obchodný partner začne vyžadovať prísnejšie pravidlá. Ak sa pravidlá vo firme odovzdávajú len ústnym podaním, každý si ich môže vysvetľovať trochu inak a v rozhodujúcej chvíli nemusí byť jasné, ako postupovať alebo čo vlastne platí. Smernice pritom nemusia byť zložité ani rozsiahle. Ide najmä o jasne nastavené a jednoduché pravidlá, ktoré vám pomáhajú predchádzať zbytočným stratám, nedorozumeniam a stresu. Nasledujúce príklady vychádzajú z reálnych situácií, s ktorými sa v praxi často stretávam.

 

Má zmysel riešiť smernice vo firme, kde si všetci dôverujú?

Ak aj u vás funguje model, kde jeden zamestnanec objednáva aj preberá tovar, faktúry spracúva niekto iný a vy neštandardné problémy, oplatí sa mať vopred jasno v tom, kto vás zastupuje a ako majú zamestnanci postupovať vo vašej neprítomnosti. Ak niekto dlhodobo ochorie alebo odíde na dovolenku, ak je potrebné uhradiť vyššiu sumu, ktorú bežne schvaľujete vy, alebo sa na faktúre objaví nový IBAN, zamestnanec sa musí rozhodnúť, či vás kontaktuje, alebo situáciu vyrieši bez vás. V praxi sa často stáva, že vás zamestnanci nechcú „zbytočne rušiť“ a prevezmú zodpovednosť.

 

Autor: bugino, s.r.o.; Mgr. Veronika Krajčovičová