Ochrana osobných údajov pri organizácii podujatia

Organizácia podujatia, ktoré má zanechať ten najlepší dojem na účastníkoch, je vecou kvalitného obsahu a profesionálnej organizácie. Zabezpečenie pozvánok, prednášajúcich, občerstvenia, priestorov a iných detailov je samozrejmou agendou, organizátori spravidla robia všetko preto, aby podujatie prinieslo pre účastníkov najlepší možný zážitok. Jednou z dôležitých otázok je však aj ochrana osobných údajov.

A keď sa povie podujatie, tak väčšine organizátorov napadajú ako prvé otázky súvisiace s vytváraním a zdieľaním fotografií či videí, téma je však podstatne rozsiahlejšia. V tomto článku sa pokúsime nájsť odpoveď na praktické procesné otázky:

• čo všetko je podujatie,
• kedy sa začína so spracúvaním osobných údajov,
• čo robiť, ak chceme z podujatia zhotoviť (a šíriť) fotografie,
• kto sú dotknuté osoby, aké majú práva a aké má voči ním prevádzkovateľ povinnosti,
• ako na hybridné podujatia,
• kto je vlastne prevádzkovateľom z pohľadu GDPR
• a na čo všetko by mal pri organizácii podujatia myslieť.

Čo je to podujatie

Podujatím rozumieme akékoľvek stretnutie skupiny ľudí, spravidla z radov širokej verejnosti, ktorí sa zúčastnia spoločnej aktivity organizovanej prevádzkovateľom. Podujatím môže byť odborná konferencia alebo školenie rovnako ako koncert, súťaž v jedení guláša alebo športová či dobročinná aktivita.

Z pohľadu ochrany osobných údajov je v princípe jedno, či je organizátorom profesionálna eventová agentúra, malé občianske združenie, škola, miestna knižnica ...