Pravidlá spracúvania osobných údajov – vzor pre obec

Dokument „Pravidlá spracúvania osobných údajov“ by mala mať vypracovaný každá obec, keďže prostredníctvom tohto dokumentu si plní jednu zo základných povinností, ktoré prevádzkovateľom kladie všeobecné nariadenie o ochrane údajov – informačná povinnosť. Tento dokument by mal byť zverejnený na ľahko dostupnom mieste, predovšetkým na webovom sídle obce, ale tiež na obecnom úrade, prípadne v kancelárii prvého kontaktu, kde si obyvatelia obce chodia vybavovať svoje každodenné záležitosti. Dokument by mal byť vypracovaný určenou zodpovednou osobou a mal by byť aktualizovaný podľa potreby, minimálne raz ročne alebo v prípade zásadnej zmeny v spracovateľských činnostiach obce.

Pravidlá spracúvania osobných údajov

Vzor

Pozn.: Je nevyhnutné, aby si každá obec dokumentáciu odborne prispôsobila na svoje konkrétne potreby a podmienky.

Prevádzkovateľ – obec XYZ (vyplniť názov, sídlo a IČO), v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa ruší smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „nariadenie GDPR“), a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „zákon o ochrane osobných údajov“) týmto poskytuje svojim obyvateľom (ďalej spolu len ako „dotknuté osoby“ v príslušnom gramatickom tvare) nižšie uvedené informácie týkajúce sa spracúvania ich osobných údajov.

I. Prevádzkovateľ

Osobné údaje spracúva obec XYZ (vyplniť názov, sídlo a IČO), telefónne číslo: XXXX, e-mail: XXXX, ktorá má pri spracúvaní osobných údajov postavenie prevádzkovateľa (ďalej len ako „Prevádzkovateľ“).

Prevádzkovateľ prehlasuje, že na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

Spracúvanými osobnými údajmi sú najmä osobné údaje, ktoré identifikujú fyzickú osobu a jej kontaktné údaje. Účelom spracúvania vašich osobných údajov je plnenie povinností a úloh obce týkajúcich sa výkonu štátnej správy – samosprávy, ako aj preneseného výkonu štátnej správy v súlade a v rozsahu príslušných právnych predpisov vrátane plnenia príslušných zákonných povinností Prevádzkovateľa.

V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov sa Dotknutá osoba môže obrátiť na Prevádzkovateľa prostredníctvom vyššie uvedených kontaktných údajov.

II. Spracovateľské činnosti Prevádzkovateľa (účely spracúvania osobných údajov)

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb na nasledovné účely: (vymedziť jednotlivo všetky spracovateľské činnosti)

(PRÍKLAD v kurzíve)

Evidencia obyvateľov obce

Názov informačného systému: Evidencia obyvateľov obce

Účel spracúvania osobných údajov: evidencia obyvateľov Slovenskej republiky a cudzincov za účelom prihlásenia/odhlásenia či zmeny trvalého alebo prechodného pobytu

Kategórie spracúvaných osobných údajov: meno, priezvisko, titul, dátum narodenia (miesto, okres, štát), rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, rodinný stav, národnosť, osobné údaje rodinných príslušníkov a iné

Osobitné kategórie spracúvaných osobných údajov: nespracúvajú sa

Kategórie dotknutých osôb:

• občania Slovenskej republiky
• cudzinci

Poskytovanie osobných údajov tretím stranám:

Prevádzkovateľ nebude osobné údaje zverejňovať ani ich poskytovať či sprístupňovať iným subjektom ako tým, voči ...