Správa kmeňových dát predstavuje základný pilier efektívneho riadenia informácií v každej organizácii. Kmeňové dáta, ako sú údaje o zákazníkoch, produktoch, dodávateľoch či zamestnancoch, zohrávajú kľúčovú úlohu pri rozhodovacích procesoch, plánovaní a prevádzke interných systémov. Procesný štandard pre správu týchto dát zabezpečuje jednotný a systematický prístup k ich tvorbe, aktualizácii, spracovaniu a kontrole kvality.
Vypracovanie takéhoto štandardu pomáha predchádzať duplicite, nekonzistencii a chybným údajom, ktoré môžu mať závažné dôsledky na chod organizácie. Zároveň umožňuje jasne definovať zodpovednosti jednotlivých osôb alebo oddelení za správu konkrétnych dátových domén. Vďaka štandardizácii sa zvyšuje transparentnosť, dôvera v dáta a efektivita pri medziodborovej spolupráci. Procesný štandard je preto nevyhnutný pre stabilitu, rozvoj a digitálnu transformáciu organizácie.
Vzor
Procesný štandard
Správa kmeňových dát
1. Cieľ procesu
Cieľom procesu je stanoviť jednotné pravidlá a postupy pre správu kmeňových dát platné pre ........................... a pokrývať ich získavanie, kontrolu, evidenciu, úpravu, prevádzku, zdieľanie a celý životný cyklus evidencie a údržby katalógu kmeňových dát.
2. Kritický faktor úspechu/cieľ, ukazovateľ a požadované hodnoty
| Kritický faktor úspechu/cieľ
| Ukazovateľ
| Požadované hodnoty
|
| Miera súladu s firemnými a legislatívnymi požiadavkami
| Priemerné hodnotenie spokojnosti interných používateľov (škála 1 – 5)
| Priemerné hodnotenie ≥ 4,5 z 5 bodov
|
| Miera používateľskej spokojnosti so správnosťou a dostupnosťou kmeňových dát
| Počet nesúladu zistených pri interných a externých auditoch
| 0 kritických nesúladov ročne
|
3. Oblasť platnosti
Doplniť podľa identifikovaného vlastníctva oddelení jednotlivým kmeňovým dátam.
4. Pojmy
| Skratka/odborný pojem
| Vysvetlenie/popis
|
| Aktualizácia
| Proces pravidelnej alebo ad hoc aktualizácie kmeňových dát, aby reflektovali zmeny v reálnom svete, napr. zmenu kontaktných údajov zákazníka.
|
| Anonymizácia
| Nezvratný proces, kde sa po uplynutí zákonnej alebo organizačnej lehoty na uchovávanie dát identifikovateľné prvky nahrádzajú anonymnými, čím sa eliminuje riziko zneužitia.
|
| Archivácia
| Proces presunu kmeňových dát do archívneho úložiska s nižšou frekvenciou prístupu, pričom sa stále uchováva ich integrita. Ide o kmeňové dáta, ktoré už nie sú aktívne alebo sa stratil účel ich spracovávania.
|
| Audit
| Proces pravidelných kontrol a validácie správnosti, úplnosti a bezpečnosti kmeňových dát v súlade s internými a externými normami (napr. GDPR, ISO 27001, TISAX). Proces sa vykonáva paralelne popri ďalších faktoroch životného cyklu kmeňových dát.
|
| Dátový katalóg kmeňových dát
| Centralizovaný systém, ktorý poskytuje prehľad a organizáciu kmeňových dát v rámci organizácie. Zoskupuje informácie o týchto dátach, ich zdrojoch, vlastníkoch, spôsobe spracovania a metadátach, ktoré tieto dáta definujú. Umožňuje efektívnu správu, vyhľadávanie, zdieľanie a kontrolu dát naprieč organizáciou.
|
| Klasifikácia informácií
| Spôsob identifikovania a zoskupovania informácií do tried podľa stupňa ich ochrany.
|
| Kmeňové dáta
| Popisujú základné entity spoločnosti v prebiehajúcich obchodných operáciách, ktoré sú kritické pre každodenné operácie spoločnosti. Kmeňové údaje sú zvyčajne využívané viacerými aplikáciami. Takéto dáta sa používajú dlhodobo a je zriedka potrebné ich meniť. Typické kategórie kmeňových dát zahŕňajú údaje o:
- zákazníkoch: kontaktné údaje, histórie objednávok, preferencie produktov,
- dodávateľoch: zmluvy, dodacie podmienky, údaje o materiáloch,
- materiáloch: čísla dielov, technické špecifikácie, dodacie časy.
|
| Kontrola kvality
| Proces na zabezpečenie presnosti, úplnosti, aktuálnosti, konzistentnosti a jednoznačnosti kmeňových dát.
|
| Kontrola súladu
| Proces na zabezpečenie, že spracovanie a uchovávanie kmeňových dát spĺňa legislatívne, regulačné a interné požiadavky.
|
| Koordinátor pre kmeňové dáta
| Spolupracuje ako zástupca svojej OJ a kontaktná osoba s MDM pri zabezpečovaní správy kmeňových dát v celom ich životnom cykle, ktorého je jeho OJ vlastníkom
|
| KPI
| Key Performance Indicator – merateľný ukazovateľ, ktorý slúži na vyhodnocovanie v rámci dosahovania stanovených cieľov.
|
| Master Data Manager (MDM)
| MDM zastrešuje a koordinuje problematiku kmeňových dát, je zodpovedný za ich evidenciu a za komunikáciu a dohľad nad žiadateľom, schvaľovateľom a vlastníkom, ktorí vykonávajú správu kmeňových dát: vytvárajú nové kmeňové dáta, zdieľajú existujúce kmeňové dáta, spravujú ich, zabezpečujú ich kvalitu, integritu a dostupnosť v celom ich životnom cykle. Rozhoduje spolu s vlastníkom dát o ich zaradení do kmeňových dát alebo transakčných dát.
|
| Mazanie
| Proces úplného odstránenia kmeňových dát z úložiska po splnení všetkých zákonných a obchodných povinností, vrátane bezpečného zničenia.
|
| Monitorovanie
| Proces neprerušovaného sledovania prístupu, zmien a integrity kmeňových dát prostredníctvom monitorovacích nástrojov a záznamov o činnosti (logov).
|
| OJ
... |
Súvisiace právne predpisy ZZ SR
Súhlas s použitím cookies
Vlastné nastavenie cookies