Osobný spis zamestnanca

Obsah:

Z pohľadu Zákonníka práce
Z pohľadu zákona o archívoch a registratúrach
Z pohľadu zákona o ochrane osobných údajov a nariadenia GDPR
Fotografia v osobnom spise a kopírovanie úradných dokumentov – áno či nie?

Z pohľadu Zákonníka práce

Osobný spis zamestnanca je základom personálnej dokumentácie, ktorý nemá zákonom predpísanú formu, ani to, čo musí byť jeho obsahom. Spravidla sa vedie ako spisový obal, ktorého súčasťou sú dokumenty personálneho charakteru, ktoré sa vedú počas celého životného cyklu každého zamestnanca. Zakladá sa so vznikom pracovného pomeru fyzickej osoby a odkladá sa s jeho ukončením. Ak sa však uskutočňujú úkony medzi zamestnávateľom a zamestnancom aj v predzmluvných vzťahoch, spisový obal môže byť založený aj skôr ako pri vzniku pracovnoprávneho vzťahu. Ako je už vyššie uvedené, žiadny z právnych predpisov, ktorý súvisí s pracovnoprávnymi vzťahmi, neobsahuje bližší popis údajov, ktoré môžu byť v osobnom spise zhromaždené.

Z čl. 11 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce (ďalej len „Zákonník práce“) však vyplýva, že zamestnávateľ je oprávnený do spisu zakladať len listiny, ktoré sú nevyhnutné pre výkon práce, ako aj osobné údaje súvisiace s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca. U fyzickej osoby, ktorá už bola zamestnávaná, môže spis obsahovať aj pracovný posudok a potvrdenie o zamestnaní od predchádzajúcich zamestnávateľov.

K tzv. zakázaným údajom, ktoré nesmú byť zaznamenané v osobnom spise, ...